Un PM frente a una gestión virtual.

E

s importante hacer referencia que el teletrabajo es una forma de trabajo que se ha venido utilizando en todo el mundo, en el país da sus primeros pasos, por lo tanto se debe medir y estructurar muy bien la metodología de trabajo.

Una gestión virtual necesita contar con los siguientes elementos para que fluya de una mejor manera:

Elementos técnicos y tecnológicos

-          Que los participantes cuenten con los equipos, conexiones adecuadas.

-          Que los miembros del equipo estén capacitados para resolver problemas de conexión.

-          Que existan un plan de contingencia para eventuales problema de acceso.

-          Que la empresa y el miembro del equipo que va a realizar teletrabajo cuenten con una plataforma que permita el intercambio de documentación de una forma ágil y rápida.

Elementos y características del equipo de trabajo

-          Un equipo de trabajo comprometido

-          Es deseable que integrantes tengan experiencia previa, en este tipo de trabajo.

-           Una coordinación muy clara entre todos los participantes, en cual todos estén involucrados en cumplir los entregables a las fechas indicadas.

-          Que existan lineamientos que regularicen las responsabilidades, derechos y obligaciones en la relación de trabajo.

Una vez que se tenga presente estos elementos, se debe realizar un cronograma de trabajo ya que cuando hablamos de teletrabajo, no solo se puede entender que los miembros del equipo tengan un mismo huso horario, ya que podemos contar con miembros ya sea especialistas internos, o externos que se encuentren en otras latitudes, y es ahí en donde se tiene que tener una planificación, que permita, monitorear y controlar todas las actividades en pro del proyecto.

Para el intercambio de informaciones, reuniones y otras actividades que se deben realizar de manera “presencial” se debe tener en cuenta cada una de las partes, sin embargo, siempre debe prevalecer la búsqueda de un horario intermedio para que todos los miembros puedan participar, sin embargo existen condiciones difíciles como contar con diferencias horarias superiores a 8 horas en las cuales es necesario que algunos miembros del equipo se comprometan a dar un esfuerzo adicional para el proyecto.

La gestión virtual, hoy en día es más común de lo que se piensa, es ahí en donde todo PM debe conocer cada uno de los miembros del equipo he interpretar y evaluar  cada vez que se pueda cada miembro por separado, ya que debe aplicar diferentes estrategias para motivar a cada miembro del equipo.

Finalmente,  la gestion virtual, también debe contemplar  el efecto de la multiculturalidad, por lo tanto, un PM que trabaje en un ambiente que los miembros del equipo radiquen en diferentes países, debe entender cada cultura, para así darle el seguimiento adecuado, y aplicar contrles diversos para el logro de los objetivos del proyecto, como un plus para esta gestión es hablar en el idioma del participante, y esto debido a pueden saltar malos entendidos por problemas de comunicación, aunque en la actualidad las empresas buscan que el inglés sea el idioma estándar, por lo general las personas se expresan con dificultad en un idioma que no es su nativo.

Jcalderon.

Referencias bibliográficas.

Teletrabajo o empleo virtual UACA. Extríado 15 de setiembre, 2011.http://www.uaca.ac.cr/bv/docs/teletrabajo.pdf

Competencias de un Project Manager

La dirección de proyectos es una actividad compleja debido a que intervienen aspectos como conocimientos organizativos, el tratamiento de recursos interdisciplinarios, relaciones con agentes internos y externos a la organización, y el enfrentar uno de los obstáculos al desarrollo de las empresas, el cual es el cambio de Estatus Quo organización.

Por lo tanto, todo PM tiene que implementar herramientas, seguir consejos, y adquirir conocimientos que permitan generar destrezas para dirigir a buen puerto los proyectos.

Dentro de experiencias que he podido aplicar los siguientes competencias.

·         Iniciativa,

·         Búsqueda de las mejores fuentes de información

·         Impacto e influencia                            

·         Creación de relaciones de trabajo.

Competencia: Iniciativa

Para poder actuar con iniciativa, se debe estar primeramente bien informado, y contar con conocimientos previos que permitan tomar la acción, ser proactivo, hacer cosas que nadie ha solicitado, se puede decir que llegar a un nivel de “sorpresa”.  En la práctica he podido aplicar este tipo de competencia, gracias a la experiencia obtenida en la administración de los recursos, tanto materiales como humanos. Una de las medidas que he propuesto fue el cambio de estrategia para el control y seguimiento del proyecto de implementación en Brasil, en la cual se propuso la creación de un carpeta FTP, una directriz de envíos de correos, la cual consistía que acá envío debía estar en copia el equipo de trabajo, en la cual toda la documentación que se generaba debía ser incluida en este lugar, con lo cual se podía hacer un control 24/7 a distancia del avance del proyecto, y no era necesario el esperar a la reunión de seguimiento para enterarse de los avances o atrasos del proyecto.

Competencia: Búsqueda de las mejores fuentes de información

Para la dirección de proyectos es vital contar con fuentes de información confiable que permita una toma de decisiones precisas, basado en lo anterior, es importante para los proyectos que he participado, ha existido una directriz clara que las decisiones deben ser siempre enfocadas en la información previa, y solamente por presentimiento de alguno de los integrantes del equipo.

Competencia: Impacto e influencia

Para esto un PM debe entender la cultura organizacional, saber quiénes son lo tomadores de decisiones, las personas que influencian, las relaciones para buscar como influenciar a toda la organización en búsqueda del logro de los objetivos.

El desarrollo de esta competencia es la que mayor tiempo he necesitado, ya que se debe tomar el tiempo para conocer el equipo, para saber cómo se debe hablar con cada quien para así influenciarlo de la mejor manera, para lograr esta competencia he requerido de “horas calle” debido a que tratar con gente de diferentes nacionalidades, sexo y edad, se requiere siempre un etapa de análisis  previo, para el proyecto que se realizó en Brasil lo que realice fue compartir experiencias con personas que habían vivido en el país, matricule un curso de portugués brasilero y con esto comenzar a entender la cultura de ellos para así poder llegar de la mejor manera y “conquistarlos” con mis ideas en pro del proyecto.

Competencia: Creación de relaciones de trabajo

Para realizar una buena relación de trabajo se construir con base a valores comunes con el fin de que todas las personas busquen un mismo norte… de los objetivos del proyecto

Se debe siempre mantener una conducta formal de trabajo, lo cual no quiere decir no socializar, sino más bien conducirse de una manera en la cual se establezcan vínculos de armonía laboral, por ejemplo actividades fuera de horario de oficina, esto sin olvidar el tipo de relación. A nivel personal considero que la ceración de ambientes externos a la compañía como cenas, o almuerzos genera un ambiente propicia para la búsqueda una mejor relación de trabajo.

Es muy importante para cualquier PM desarrollar destrezas que permitan facilitar la dirección de los proyectos,  al igual que como cada proyecto es único e irrepetible, las destrezas aplicadas en cada uno de los proyectos deben ser particularmente aplicadas.

Jorge Calderón Cárdenas

Adm RRHH

La administración del recurso humano es una de las actividades más difíciles que un PM tiene en sus manos, por lo tanto debe tener siempre presente el desarollo de un plan , un metodología de adquisiciones del recurso, promover el desarrollo y una gestion continua con el fin de tener un buen equipo de trabajo.

Adjunto un mapa conceptual que ilustra todos estos aspectos y su interelación que debe buscar un PM.

jcalderon

MAP 87